Un onboarding à votre image
EsQale est une application conçue pour structurer, automatiser et fluidifier l'arrivée de vos nouveaux collaborateurs. Accessible sur web et mobile, elle orchestre l'ensemble du parcours d'intégration : administratif, matériel, humain.
- Multisite · Multilingue · Structuré
- RH · Manager · DSI alignés dès le jour 1
- Connecté à votre SIRH et vos outils internes
Le constat
L'onboarding, un processus critique… souvent mal maîtrisé
L'arrivée d'un collaborateur est un moment stratégique : engagement, productivité, image employeur.
Dans les faits, elle repose encore sur des checklists éclatées, des mails, des fichiers Excel et des relances manuelles. Résultat : désorganisation, oublis, perte de temps, mauvaise expérience collaborateur.
« On gère encore les onboardings par email, chacun fait comme il peut. »
Fragmentation des outils et des responsabilités
Aucune vision globale du statut des onboardings
Relances manuelles et oublis fréquents
Arrivées mal préparées, perte d'engagement
Modes d'utilisation
Une seule application, tous vos contextes d'intégration
Une solution adaptée à chaque type d'onboarding
Pour les équipes RH qui pilotent l'intégration
EsQale orchestre le parcours complet depuis la pré-intégration jusqu'à la validation finale. Chaque étape est assignée, suivie et relancée automatiquement. Le RH garde la vision globale sans gérer les détails manuellement.
→ Structuration & pilotage
Pour préparer le matériel, les accès et l'environnement
Les tâches logistiques (badge, ordinateur, accès applicatifs, bureau) sont attribuées automatiquement à la DSI et aux services concernés dès la création du dossier. Rien n'est oublié, tout est tracé.
→ Coordination & fiabilité
Pour les contextes multisites et multilingues
EsQale s'adapte à vos organisations complexes : plusieurs sites, plusieurs langues, plusieurs référents locaux. Chaque collaborateur reçoit un parcours adapté à son contexte, dans sa langue.
→ Cohérence & adaptation
Pourquoi EsQale
Un onboarding maîtrisé, mesurable, industrialisé
Gain de temps
- Suppression des relances manuelles par email
- Attribution automatique des tâches dès la création du dossier
→ Vos équipes se concentrent sur l'humain, pas l'administratif
Fiabilité totale
- Aucun oubli grâce aux workflows structurés et aux alertes
- Chaque étape est validée, tracée et archivée
→ Fini les onboardings ratés faute d'organisation
Expérience collaborateur
- Parcours guidé, clair et rassurant dès le premier jour
- Le collaborateur sait ce qui l'attend et ce qu'on attend de lui
→ Un premier jour réussi, c'est un engagement qui commence bien
Pilotage en temps réel
- Tableau de bord : statut de chaque onboarding en un coup d'œil
- Alertes automatiques sur les étapes en retard
→ Visibilité complète sans réunion de suivi
Alignement interne
- RH, manager et DSI synchronisés sur le même parcours
- Plus de silos, plus de doublons, plus de « je savais pas »
→ Tout le monde est prêt le jour J
Adaptable & évolutif
- Configurez vos propres workflows sans développeur
- Branchez EsQale sur votre SIRH, Teams, Slack, ou votre messagerie
→ Une solution no-code qui grandit avec votre organisation
Fonctionnalités
Le parcours du nouvel embauché, étape par étape
Un accompagnement structuré avant, pendant et après l'arrivée
Avant l'arrivée
Anticiper · Préparer · Coordonner
- Création du parcours onboarding sur mesure
- Attribution automatique des tâches (RH, manager, DSI)
- Préparation du matériel et des accès applicatifs
- Envoi des informations et documents au collaborateur
- Planification des rendez-vous d'intégration
- Intégration avec le SIRH pour déclenchement automatique
Jour d'arrivée
Accueillir · Informer · Activer
- Checklist d'accueil guidée pour le manager
- Remise du matériel et activation des accès
- Parcours de bienvenue pour le collaborateur
- Validation des premières étapes administratives
- Signature électronique des documents RH
- Notification automatique de tous les intervenants
Premiers jours
Accompagner · Structurer · Engager
- Parcours d'intégration guidé jour par jour
- Accès aux documents et contenus internes
- Points de suivi programmés avec le manager
- Modules de présentation de l'organisation
- Suivi de la progression en temps réel
- Alertes sur les étapes non complétées
Suivi & validation
Mesurer · Ajuster · Finaliser
- Tableau de bord de complétion du parcours
- Feedback collaborateur à chaud
- Rapport d'onboarding pour les RH
- Clôture formelle du parcours et archivage
- Export des données pour analyse RH
- Bilan d'intégration à 30 / 60 / 90 jours
Profils utilisateurs
Une solution pensée pour chaque acteur
Chaque profil dispose de sa propre vue, de ses propres tâches.
Nouvel employé
Comprendre, être guidé, démarrer sereinement
Manager
Avoir un collaborateur opérationnel rapidement
DRH / Responsable RH
Standardiser et sécuriser les processus d'intégration
DSI / IT
Anticiper les accès et préparer le matériel à temps
Direction
Suivre la performance et l'expérience collaborateur
Responsable formation
Structurer les premiers apprentissages et l'acculturation
Confiance & conformité
Une plateforme conforme et sécurisée
Notre engagement
Chez Qubitus, nous concevons nos applications avec une attention particulière portée au respect de la vie privée et à l'usage responsable des données. EsQale gère des données personnelles sensibles - dossiers collaborateurs, documents RH - avec le niveau de rigueur que cela implique.
Un socle de sécurité éprouvé
EsQale s'appuie sur une infrastructure européenne sécurisée, avec une gestion fine des rôles et des accès. Chaque action est tracée, chaque donnée est protégée selon sa sensibilité et sa durée de conservation légale.
Hébergement & conformité
- Données hébergées en Europe
- Conformité RGPD native
- Historique complet des actions (traçabilité)
- Gestion des rôles et permissions par profil
Options avancées (selon contexte)
- Chiffrement des données sensibles
- Architecture dédiée ou isolée
- Durées de conservation configurables
- Purge et archivage automatiques
- Connexion SSO / annuaire d'entreprise
Pourquoi EsQale fait la différence
EsQale en 6 points clés
Un parcours onboarding structuré et configurable
Créez vos templates d'intégration, adaptez-les par type de poste, de site ou de métier, sans une ligne de code.
Chaque nouvel arrivant suit un parcours cohérent, complet et à l'image de votre organisation.
Un pilotage centralisé multi-acteurs
RH, manager, DSI et services généraux travaillent sur le même outil, avec leurs propres tâches et leurs propres vues.
Fini la coordination par email : tout le monde sait ce qu'il doit faire et quand.
Une expérience collaborateur fluide et engageante
Le nouveau collaborateur dispose d'une interface guidée, claire, accessible sur mobile, qui l'accompagne dès avant son premier jour.
Un onboarding réussi, c'est un collaborateur qui reste et qui s'engage durablement.
Une intégration simple avec vos outils existants
EsQale se connecte à votre SIRH, votre messagerie (Teams, Slack), votre calendrier et vos outils de gestion des accès.
Pas de double saisie, pas de rupture dans vos processus existants.
Une visibilité temps réel sur chaque onboarding
Tableaux de bord, alertes automatiques, taux de complétion : pilotez votre onboarding comme un vrai projet.
Identifiez les blocages avant qu'ils deviennent des problèmes.
Une solution no-code, rapide à déployer et adaptable
EsQale se configure sans développeur et s'adapte à vos spécificités : secteur, taille, organisation, contraintes réglementaires.
Opérationnel en quelques jours, évolutif à mesure que vos besoins grandissent.
Passez à l'étape suivante
Transformez votre onboarding dès maintenant
Passez d'un onboarding artisanal à un processus structuré, piloté et scalable. Nos équipes vous accompagnent de la configuration au déploiement.
Contactez-nous →